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Der Countdown läuft im Accounting - für mehr Geschäftserfolg

Schlanke Buchhaltung, korrekter Zahlungsabgleich und gleichzeitig kund:innenfreundliches Mahnwesen etablieren – für viele Online-Händler klingt das utopisch. Für sie ist Accounting mit großem Aufwand und hohen Personalkosten verbunden. Manche verzichten dabei sogar aufs Anmahnen offener Forderungen – und damit auf Umsatz.

Florian Krämer Jan. 4, 2024 7 min

Ein Mann sitzt am Laptop und prüft ein Dokument.

Dabei hält die Digitalisierung passende Lösungen bereit.

Mehr noch: Accounting kann beim Aufbau von transaktionsreichen Geschäftsmodellen maßgeblich zum Erfolg beitragen.

Im Online-Shop einkaufen ist einfach: Warenkorb bestätigen, bezahlen, sich auf die Lieferung freuen. Doch wo für Endkund:innen nach dem Check-out die Arbeit aufhört, fängt sie für Online-Händler erst so richtig an. Ein nicht zu unterschätzender Bereich ist das Accounting.

Steigende Umsätze, größerer Aufwand

Für Unternehmen mit hohen Jahresumsätzen ist das Accounting besonders anspruchsvoll. Vor allem dann, wenn ihre Produktpalette zahlreiche Artikel umfasst, für die nur geringe Beträge anfallen – und die von Hunderttausenden von Kund:innen gekauft werden. Das hauseigene Order-Management-System ordnet dem Kauf den richtigen Lagerort zu, veranlasst den Versand und erstellt die entsprechende Rechnung. Im Hintergrund beginnt hier bereits die Arbeit des Accounting-Teams.

Die Herausforderung besteht darin, gerade bei einer Vielzahl von Kunden, Produkten und Kaufvorgängen den Überblick zu behalten. Jeder Kunde muss in der Debitorenbuchhaltung ein Debitorenkonto haben, das mit der Faktura-Buchung die Basis für die Erlösbuchung der Gewinn- und Verlustrechnung liefert. Einschließlich der dem Kunden in Rechnung gestellten Umsatzsteuer.

Vom Zahlungseingang bis ins Hauptbuch

Um die offenen Posten in der Buchhaltung zu schließen, muss der Zahlungseingang dem richtigen Kundenkonto und Abrechnungsdatensatz zugeordnet werden. Eine große Herausforderung im Accounting besteht für Online-Händler oft darin, dass Bestellungen über verschiedene Zahlungsarten und -dienstleister bezahlt werden. Diese Vorgänge können teilweise nur durch die Verarbeitung unterschiedlicher Dateiformate korrekt zugeordnet werden. Dabei müssen diese dem jeweiligen Debitorenkonto zugeordnet werden, wozu die Standard-Buchhaltungssysteme meist nicht ohne weiteres in der Lage sind.

Die Zuordnung der Zahlung zur Rechnung ist umso zeit-, personal- und damit kostenintensiver, je höher der Grad der manuellen Prozessabwicklung ist. Für Händler, die europaweit oder sogar weltweit am Markt agieren, steigt die Komplexität. Diese wird z.B. durch unterschiedliche Währungen, Zahlungsarten, Marken und Landesgesellschaften für die jeweiligen Märkte vervielfacht.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, die Debitorenkonten zum Stichtag bzw. Monatsende aktuell zu halten. Damit zum Monats- oder Jahresabschluss alle Geschäftsvorfälle auf die jeweiligen Sachkonten des Hauptbuches für die jeweilige Periode aggregiert werden können.

Inkassoverfahren: Herausforderung für beide Seiten

Bei Zahlungen im Nachhinein, etwa per Überweisung, bleibt die Aufgabe für das Accounting-Team komplex: Die automatische Anbindung an die genutzten Banken muss gewährleistet sein, um die jeweiligen Kontoauszüge abzurufen. Hat das Team alle Zahlungseingänge geprüft und offene Posten ausgeglichen, gehört es auch zu seinen Aufgaben, den entsprechenden Mahnprozess einzuleiten. Mahnprozesse verursachen weitere Kosten, die sich auf dem Debitorenkonto niederschlagen können. Kommt es zu einem Inkassoverfahren, ist das Accounting sowohl für die Kommunikation mit den Inkassopartner:innen als auch für die buchhalterische Verarbeitung von Raten-, Teilzahlungs- und Sondervereinbarungen verantwortlich.

Ein sauberes Mahnwesen ist wichtig

Nur wenn alle Fristen eingehalten und die Höhe der Mahn- und Inkassogebühren richtig angesetzt sind, erhalten Online-Händler ihre Außenstände vollständig zurück und vermeiden teure Abmahnungen gegen ihr Unternehmen. Ein möglichst kund:innenfreundliches Inkassoverfahren sichert zudem die vorhandene Kundenbasis. Die Erfahrung zeigt, dass Kund:innen, die sich fair behandelt fühlen, dies oft mit Kund:innentreue honorieren.

Effizient und skalierbar mit dem richtigen Partner

Die Aufgaben des Accounting-Teams sind zeit- und personalintensiv. Für viele Online-Händler stellen sie daher eine Herausforderung dar. Aber keine unlösbare: Mit einem passenden Technologiepartner an der Seite lässt sich die Buchhaltung heute schlank, effizient und vor allem skalierbar gestalten.

Mit Accounting as a Service (AaaS) von Riverty wickeln wir sämtliche Prozesse mit unserem Expertenteam und der entsprechend hochautomatisierten Technologie ab: Vom Übergabeprozess von Rechnungs- und Gutschriftsdokumenten ins Buchhaltungssystem, über die Buchung und Kontrolle verschiedener Online-Zahlarten bis zur Bereinigung des Debitorenkontos – auch bei internationaler Geschäftsaktivität in unterschiedlichen Währungen und Steuersätzen.

Auch die Rückmeldung der Inkassopartner:innen und die damit verbundene Korrektur der Erlöse, der entsprechenden Steuern und die Verbuchung von Gebühren ist gewährleistet. Mit einer solchen Lösung sichern sich Online-Händler nicht nur die Effizienz für ihre zukünftigen Umsätze - sie haben auch die Gewissheit, dass ihre Buchhaltung die bestmöglichen Voraussetzungen hat. Für volle Transparenz auf Knopfdruck und die nötige Flexibilität in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute. Ein unverzichtbarer Erfolgsfaktor für weiteres Wachstum.